Wystawianie dokumentu #
Aby wystawić dokument TAX FREE należy zalogować się na konto użytkownika, który ma uprawnienia do wystawiania dokumentów i wykonać funkcję „Nowy dokument”.
Pozycje paragonu ze zintegrowanego systemu sprzedaży pobieramy za pomocą przycisku „Import paragonu”.
W przypadku gdy integracja lub system sprzedaży nie obsługuje pobierania informacji o numerze paragonu fiskalnego należy go wprowadzić na podstawie danych z wydrukowanego paragonu. Numer paragonu fiskalnego może znajdować się w górnej części paragonu lub pod napisem z formą płatności w dolnej części paragonu.
Następnym krokiem jest wybór lub dodanie danych podróżnego do dokumentu – w przypadku posiadania skanera MRZ można te dane zeskanować i zostaną automatycznie wprowadzone do kartoteki programu TaxFree.Online.
Po weryfikacji danych należy użyć przycisku „Zatwierdź i wyślij” aby przekazać dokument do systemu TAX FREE przez PUESC. Dokument po otrzymaniu numeru UNS można wydrukować / wysłać w formie elektronicznej (PDF) na adres email podróżnego. Dodatkowo podróżny może otrzymywać informacje o statusie dokumentu na ten adres email – funkcjonalność działa niezależnie od tego czy dokument został wysłany mailem.
Przekazanie dokumentu podróżnemu #
Po prawidłowym wysłaniu dokumentu na PUESC należy wybrać formę przekazania dokumentu podróżnemu. Dokument można wydrukować lub przesłać jako plik PDF na podany adres email
W przypadku błędów komunikacji z PUESC należy:
- Sprawdzić czy dokument trafił do PUESC (nie można wysłać dokumentu z tym samym numerem dwukrotnie – pojawi się komunikat o błędzie). Jeśli dokument pomimo braku informacji o nadaniu numeru UNS trafił do PUESC to można go będzie zaimportować do rejestru programu TaxFree.Online
- Sprawdzić czy na serwerze PUESC nie ma aktualnie awarii,
Dokumenty z błędami #
W przypadku wystawienia dokumentu, który zawiera błędy np. w danych podróżnego, należy taki dokument unieważnić (funkcja w rejestrze), a następnie wystawić ponownie z prawidłowymi danymi (numer dokumentu może być taki jak dokumentu unieważnionego lub kolejny).
W przypadku gdy podróżny otrzymał od funkcjonariusza służby celnej informację o błędach w dokumencie to oczywiście najwygodniej będzie nowy dokument z prawidłowymi danymi dostarczyć podróżnemu w formie elektronicznej (email, sms).